現(xiàn)代企業(yè)在辦公過程中會(huì)產(chǎn)生大量的電子文檔，可以說除了一些政策規(guī)定的紙質(zhì)文件，電子文檔可以說占據(jù)了數(shù)據(jù)的90%。但根據(jù)我國的實(shí)際情況，哪怕紙質(zhì)文件目前的使用率只有0.1%，也不可能將其完全放棄。

    面對(duì)這種情況，企業(yè)原本的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代變化的需求。在這種形勢下，將紙質(zhì)文件與電子數(shù)據(jù)文件相結(jié)合的管理方式已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。而兩者之間如何取舍如何分配則是所有管理者需要去考量的。

    尤其是建設(shè)工程類企業(yè)，完成一個(gè)項(xiàng)目所涉及的文件包括：招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同（采購、分包等）、勘測文件、設(shè)計(jì)圖紙等，數(shù)量極多，而且經(jīng)常會(huì)隨著建設(shè)活動(dòng)的推進(jìn)需要紙質(zhì)版文件。為了解決這種情況，許多建設(shè)類企業(yè)往往會(huì)選擇檔案管理軟件。

    1、建設(shè)工程項(xiàng)目電子檔案收集是否完整,內(nèi)容是否準(zhǔn)確,直接影響到工程的維修、維護(hù)、改擴(kuò)建設(shè)、勘察、測量、監(jiān)測、施工等環(huán)節(jié)。利用檔案管理軟件可以將各個(gè)文件錄入系統(tǒng)中，存儲(chǔ)在企業(yè)服務(wù)器或者是云服務(wù)器上，可以說永遠(yuǎn)不會(huì)丟失，又可以做到集中統(tǒng)一管理，方便隨著建設(shè)活動(dòng)企業(yè)隨時(shí)使用。

     2、收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)文件進(jìn)行分類就是進(jìn)階工作。大量隨著項(xiàng)目進(jìn)度順次產(chǎn)生的檔案信息收錄入檔案管理軟件中后，企業(yè)可以根據(jù)分類、時(shí)間或自設(shè)名錄對(duì)電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的管理，保證收集到的電子檔案時(shí)刻處于有序狀態(tài)，便于保管和使用。

     按照作用分類舉例：項(xiàng)目申報(bào)計(jì)劃書、征地拆遷合同書、招投標(biāo)類文件、項(xiàng)目合同類、勘察測量報(bào)告類文件、施工設(shè)計(jì)圖紙。

     3、管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以最大限度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，及時(shí)滿足利用要求，這也是是衡量檔案工作是否取得成績的重要標(biāo)準(zhǔn)。

     4、線上查詢是檔案管理系統(tǒng)一個(gè)不可比擬的優(yōu)勢：

（1）信息高效查詢：即按照利用各個(gè)崗位人員出現(xiàn)的需求，高速查詢電子檔案，立刻提供借閱利用服務(wù)。

（2）管理員可以定期發(fā)布《最新圖紙、資料技術(shù)文件目錄》，公司內(nèi)部人員申請(qǐng)查閱紙質(zhì)文件時(shí)，可以閱覽目錄，通過檔案管理軟件線上發(fā)起申請(qǐng)，再到檔案室辦理借閱，縮短借閱時(shí)間。