傳統(tǒng)工程企業(yè)在合同管理中通常面臨以下三種情形：

1、合同管理十分繁瑣，尤其是合同數(shù)量較多時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)統(tǒng)一管理和分類困難的情況；

2、合同占據(jù)大量空間，隨著時(shí)間推移，紙張容易變黃、腐爛，難以保留和管理。

3、手動(dòng)搜索非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，尤其是在查找歷史悠久的合同時(shí)，需要投入大量人力來查找。

4、合同信息無法在線連接各種數(shù)據(jù)，難以實(shí)現(xiàn)有效的系統(tǒng)管理和控制。

總結(jié)而言，傳統(tǒng)的書面合同管理存在多種問題，因此大多數(shù)企業(yè)都會(huì)使用技術(shù)手段，如合同管理系統(tǒng)來解決這些問題。這種系統(tǒng)可以是獨(dú)立的軟件，也可以是工程項(xiàng)目管理軟件的一部分。通過該系統(tǒng)，企業(yè)可以全面管理合同的各個(gè)階段，包括簽署、執(zhí)行、開票、回款和歸檔，所有搜索都可以通過技術(shù)手段完成，節(jié)省人力資源，提高工作效率。

然而，在市場上琳瑯滿目的合同管理系統(tǒng)中，在購買時(shí)還需注意以下三個(gè)方面，一起看看具體內(nèi)容。

一、公司本身的需要

成本預(yù)算

購買合同管理系統(tǒng)的首要前提是企業(yè)計(jì)劃的成本預(yù)算。如果預(yù)算有限，可以考慮選擇搭建在第三方平臺(tái)上的系統(tǒng)；如果公司的預(yù)算比較充裕，可以根據(jù)企業(yè)對合同管理的需求、特點(diǎn)以及對工程項(xiàng)目管理軟件的相關(guān)需求進(jìn)行定制化。

實(shí)際需求

在選購合同管理系統(tǒng)時(shí)，切勿盲目跟風(fēng)，不要因?yàn)榭吹狡渌髽I(yè)使用得很好，就盲目地購買類似的軟件。而是要結(jié)合自身企業(yè)實(shí)際需求，確保所選購的系統(tǒng)能真正應(yīng)用于工作中，并發(fā)揮最大作用。

二、供應(yīng)商的實(shí)力第三方

安全性

合同是企業(yè)的機(jī)密，因此安全性是選擇合同管理系統(tǒng)時(shí)需要特別關(guān)注的重要問題，若合同管理系統(tǒng)的安全性受損，可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)失去主要經(jīng)濟(jì)來源。

售后服務(wù)

合同管理系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上屬于一種“機(jī)器設(shè)備”，隨著使用時(shí)間的增長，設(shè)備會(huì)逐漸老化，出現(xiàn)故障。因此，購買合同管理系統(tǒng)時(shí)供應(yīng)商提供的售后服務(wù)——技術(shù)維護(hù)非常重要。

售后服務(wù)

三、系統(tǒng)內(nèi)在的困難

易于操作

合同管理系統(tǒng)需要覆蓋每位員工，而員工負(fù)責(zé)的任務(wù)各不相同。如果系統(tǒng)操作過分復(fù)雜，就會(huì)失去用戶的支持。因此，購買的合同管理系統(tǒng)若過于復(fù)雜，就會(huì)失去其意義。因此，選擇的系統(tǒng)應(yīng)該操作簡單，無需額外培訓(xùn)。

移動(dòng)性

移動(dòng)辦公是時(shí)代發(fā)展不可或缺的一部分。因此，在購買時(shí)需要確保系統(tǒng)能夠支持領(lǐng)導(dǎo)和員工隨時(shí)隨地查看合同，以確保工作的高效進(jìn)行。

擴(kuò)展性

企業(yè)的發(fā)展需要合同管理系統(tǒng)能夠隨著企業(yè)需求不斷擴(kuò)展功能，以便持續(xù)滿足企業(yè)需求。