一、 公司簡(jiǎn)介及組織結(jié)構(gòu)圖

        安裝公司隸屬武漢市水務(wù)建設(shè)工程公司，工程公司是具有國(guó)家市政總承包一級(jí)資質(zhì)、通過(guò)ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證的現(xiàn)代化施工企業(yè)。在九省通渠的江城，位于青松綠葉環(huán)抱的洪山腳下的安裝公司，是一個(gè)集機(jī)電設(shè)備及自動(dòng)控制設(shè)備安裝工程、大型給排水鋼管及配件制作安裝、機(jī)械加工制造等為一體的現(xiàn)代化施工企業(yè)。安裝公司設(shè)有生產(chǎn)技術(shù)科、質(zhì)檢科、材料科、綜合辦公室等四個(gè)職能部門(mén)，設(shè)有金工、金屬結(jié)構(gòu)等兩個(gè)生產(chǎn)車(chē)間，工程項(xiàng)目室二個(gè)。
        近十七年來(lái)，安裝公司立足自來(lái)水行業(yè)，以"持續(xù)改進(jìn)，創(chuàng)一流產(chǎn)品"為方針，以"今天的質(zhì)量，明天的市場(chǎng)"為企業(yè)精神，積極參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，以優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品、優(yōu)良服務(wù)占領(lǐng)市場(chǎng)，以滿足顧客要求的誠(chéng)懇態(tài)度，以嫻熟的安裝技術(shù)，科學(xué)的管理水平，高效、優(yōu)質(zhì)、圓滿地完成具有國(guó)際先進(jìn)水平、自動(dòng)控制程度高的水廠全套進(jìn)口機(jī)電設(shè)備安裝工程。先后承接了白沙洲水廠等19座大中型水廠的興建、擴(kuò)建工程。
        適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的要求，我公司不斷更新、改造影響鋼制管件產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵設(shè)備，調(diào)整生產(chǎn)工藝，強(qiáng)化生產(chǎn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，嚴(yán)格執(zhí)行ISO9000質(zhì)量體系中的控制程序，鋼制管配件焊接水平，達(dá)到國(guó)家規(guī)范中射線探傷Ⅱ級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)。先后完成了武漢市地區(qū)的京漢大道等10個(gè)鋼制管加工工程。
        我公司以機(jī)電設(shè)備安裝工程為依托，拓寬業(yè)務(wù)范圍，加強(qiáng)對(duì)外協(xié)作。逐步參與環(huán)保、污水處理、消防、起重機(jī)械等行業(yè)的安裝工程、制造加工等項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)，取得了相關(guān)的資質(zhì)證，先后承接了武漢市公汽停保場(chǎng)消防噴淋系統(tǒng)、黃石磁湖污水處理廠等7個(gè)工程。

二、 公司現(xiàn)行體制

三、 在沒(méi)有使用《金石工程項(xiàng)目管理軟件》前的公司狀況

        1. 材料數(shù)據(jù)不真實(shí)

        由于采用電子表格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，無(wú)法滿足材料統(tǒng)計(jì)要求。材料統(tǒng)計(jì)人員又怕領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，總是胡亂調(diào)帳，以使與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)。隨著日積月累，造成帳、卡、物嚴(yán)重不符。

        2. 分包費(fèi)用很混亂

        我公司的分包費(fèi)用情況比較復(fù)雜，如項(xiàng)目類(lèi)一個(gè)項(xiàng)目多個(gè)分包商且同個(gè)分包商多個(gè)分包費(fèi)，加工類(lèi)一個(gè)分包商涉及多個(gè)項(xiàng)目分包費(fèi)。原來(lái)是采用電子表格將同個(gè)分包商打包在一起滾動(dòng)方式計(jì)算，付款沒(méi)有一一對(duì)應(yīng)項(xiàng)目，造成后來(lái)分包費(fèi)用總是與分包商核算的對(duì)不上，還出現(xiàn)過(guò)重復(fù)支付分包費(fèi)的情況。

        3. 成本統(tǒng)計(jì)難落實(shí)

        采用過(guò)電子表格方式，由于工程項(xiàng)目較多，花了半個(gè)月時(shí)間，勉強(qiáng)堅(jiān)持了二個(gè)月，最后由于工作量實(shí)在太大，而且各部門(mén)的基礎(chǔ)工作均不能及時(shí)跟上，成本統(tǒng)計(jì)工作無(wú)法落實(shí)。再加上材料入庫(kù)、領(lǐng)料項(xiàng)目填寫(xiě)不準(zhǔn)確，庫(kù)備材料領(lǐng)用不合理，造成最后財(cái)務(wù)上的項(xiàng)目成本不真實(shí)，本來(lái)應(yīng)該盈利項(xiàng)目結(jié)果莫名其妙虧損。

        4. 應(yīng)收、應(yīng)付帳款混亂

        工程款、材料款、分包款總是搞不清，好不容易花了很大人力清理一遍，結(jié)果管不了多長(zhǎng)時(shí)間又亂了。

        5. 款項(xiàng)結(jié)算

        2013年總公司實(shí)行財(cái)務(wù)集中核算，分公司帳戶取消，財(cái)務(wù)人員調(diào)到時(shí)總公司，無(wú)法及時(shí)了解帳戶余額，造成材料款、分包款不到位，影響工程進(jìn)度。

        6. 文檔管理不規(guī)范

        查閱文件、資料、合同、決算常常出現(xiàn)“要用找不到，不用跑出來(lái)”，有時(shí)要翻箱倒柜找好半天才找到。

四、 金石軟件中的解決方案

我公司金石軟件的應(yīng)用主要分四個(gè)階段：

        3. 【分包管理】的應(yīng)用

        [分包合同]：分包合同簽訂或分包加工決算審定后，由預(yù)算室錄入分包合同信息。
        a. [合同附件]：預(yù)算室導(dǎo)入合同掃描件。
        b. [合同內(nèi)容]：分包商提交經(jīng)項(xiàng)目部審核的分包進(jìn)度，由計(jì)劃科錄入[合同內(nèi)容明細(xì)]、[合同執(zhí)行明細(xì)]。
        c. [合同付款及相關(guān)發(fā)票]：分包商提交建安發(fā)票，由計(jì)劃科在[發(fā)票管理]中錄入信息；公司領(lǐng)導(dǎo)同意付款后，計(jì)劃科[執(zhí)行付款]填寫(xiě)[付款申請(qǐng)單]；分包費(fèi)支付后，計(jì)劃科執(zhí)行[付款申請(qǐng)單]填寫(xiě)[付款單]。
        d. [合同罰款]：生產(chǎn)技術(shù)科等職能部門(mén)對(duì)分包商進(jìn)行處罰后，將罰單交預(yù)算室，由預(yù)算室錄入罰款信息。

        e. [合同查詢]、[合同分包商匯總查詢]：查詢項(xiàng)目分包費(fèi)用，分包商的應(yīng)付款情況。

       項(xiàng)目分包費(fèi)用查詢

      分包商應(yīng)付款查詢

        4. 【材料管理】的應(yīng)用

        [采購(gòu)計(jì)劃單]
        項(xiàng)目部手填“物資需求計(jì)劃”提交生產(chǎn)技術(shù)科，生產(chǎn)技術(shù)科根據(jù)需求在[采購(gòu)計(jì)劃單]中錄入，多聯(lián)機(jī)打“物資清單”。

        注：1、由于項(xiàng)目部人員電腦操作能力和辦公設(shè)備的限制，項(xiàng)目部暫時(shí)手填方式，待條件成熟，采購(gòu)計(jì)劃單可以由項(xiàng)目部錄入，生產(chǎn)技術(shù)科負(fù)責(zé)審核、修改；

       2、我公司涉及的材料品種太多，且采購(gòu)計(jì)劃單的規(guī)格、單位無(wú)法與實(shí)際到貨的“送貨單”一一對(duì)應(yīng)，除非人為來(lái)識(shí)別這些差別，但現(xiàn)有的人員無(wú)法滿足要求，故[采購(gòu)計(jì)劃單]中的[采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行明細(xì)]無(wú)法使用。目前[采購(gòu)計(jì)劃單]僅作項(xiàng)目部提交材料需求用，與[材料入庫(kù)單]之間無(wú)執(zhí)行聯(lián)系。

        [采購(gòu)合同]：材料采購(gòu)回后，計(jì)劃科在材料總庫(kù)中建一個(gè)[采購(gòu)合同]。
        a. [合同內(nèi)容]：在[合同內(nèi)容明細(xì)]中錄入材料信息；在[合同執(zhí)行明細(xì)]中[到貨驗(yàn)收]。
        b. [合同付款及相關(guān)發(fā)票]：要支付材料款時(shí)，在[采購(gòu)合同查詢]中，選定“供貨單位”，按照到貨先后順序指向?qū)?yīng)[采購(gòu)合同]，然后執(zhí)行付款申請(qǐng)單、付款單。
        c. [合同查詢]、[合同供應(yīng)商匯總]：[合同查詢]主要用于查詢單個(gè)材料商的應(yīng)付款；[合同供應(yīng)商匯總]主要用于查詢所有材料商的應(yīng)付款。

        注：1、由于要實(shí)現(xiàn)材料商的應(yīng)付款對(duì)帳，故在軟件中材料均使用[采購(gòu)合同] （不管此種材料是否簽訂紙質(zhì)合同），即使是采購(gòu)一個(gè)螺栓也建一個(gè)采購(gòu)合同。

       2、我公司的材料是統(tǒng)一采購(gòu)的，采取“采購(gòu)進(jìn)總庫(kù)，調(diào)撥進(jìn)項(xiàng)目”，現(xiàn)場(chǎng)未設(shè)材料倉(cāng)庫(kù)。

       3、受材料品種規(guī)格較多的因素影響，材料單據(jù)的規(guī)格設(shè)定為可以修改。在[材料維護(hù)]中規(guī)格全部為空。在[采購(gòu)合同]-[合同內(nèi)容]中明確規(guī)格，材料入庫(kù)單、調(diào)撥單與之對(duì)應(yīng)。

        [材料調(diào)撥單]：材料選擇“選擇單據(jù)S”，按照先進(jìn)先出的原則。
        注：對(duì)于材料退料，有二種方式：一是調(diào)出項(xiàng)目和調(diào)入項(xiàng)目對(duì)換；一是調(diào)出項(xiàng)目和調(diào)入項(xiàng)目不變，數(shù)量為負(fù)數(shù)。經(jīng)過(guò)認(rèn)真考慮，從與財(cái)務(wù)統(tǒng)一和統(tǒng)計(jì)方便的角度考慮，選用第二種方式。

        采購(gòu)合同

        材料入庫(kù)單

        多聯(lián)機(jī)打

        材料領(lǐng)用單

        多聯(lián)機(jī)打

        [材料總帳萬(wàn)能查詢]：通過(guò)選擇“單據(jù)類(lèi)型”中“材料采購(gòu)單”、“材料調(diào)出單”查詢當(dāng)月材料入庫(kù)、領(lǐng)料情況，并導(dǎo)出電子表格，通過(guò)排序、分類(lèi)匯總（入庫(kù)以往來(lái)單位分類(lèi)、領(lǐng)料以項(xiàng)目分類(lèi)）。
        軟件入庫(kù)查詢

        導(dǎo)出電子表格，經(jīng)排序、分類(lèi)匯總

        軟件領(lǐng)料查詢

        導(dǎo)出電子表格，經(jīng)排序、分類(lèi)匯總

        [材料庫(kù)存查詢]：通過(guò)設(shè)置“填寫(xiě)截止日期”查詢倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存，導(dǎo)出電子表格。與財(cái)務(wù)庫(kù)存數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。

        材料庫(kù)存查詢

        財(cái)務(wù)庫(kù)存=上月結(jié)轉(zhuǎn)+本月入庫(kù)-本月領(lǐng)料

        5. 【固定資產(chǎn)】的應(yīng)用

        [設(shè)備采購(gòu)單]：各部門(mén)建一個(gè)設(shè)備倉(cāng)庫(kù)，生產(chǎn)技術(shù)科以[設(shè)備采購(gòu)單]將辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)各部門(mén)的設(shè)備倉(cāng)庫(kù)。
        [設(shè)備調(diào)撥單]：生產(chǎn)設(shè)備由專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)管理，領(lǐng)用，歸還均以[設(shè)備調(diào)撥單]方式進(jìn)行登記管理。
        注：設(shè)備歸還，采取出庫(kù)項(xiàng)目和入庫(kù)項(xiàng)目對(duì)換方式。

        6. 【財(cái)務(wù)管理】的應(yīng)用

        [銀行管理]：我公司財(cái)務(wù)2013年8月實(shí)行的財(cái)務(wù)集中核算制，分公司無(wú)財(cái)務(wù)，無(wú)銀行帳戶，只在總公司有一個(gè)虛擬帳戶。剛實(shí)施時(shí)，只有手工的一個(gè)流水帳，再加上總公司付款周期非常不嚴(yán)格，導(dǎo)致最后哪些錢(qián)付了，付了多少都不清楚，財(cái)務(wù)非?；靵y。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)軟件的應(yīng)用，將財(cái)務(wù)上發(fā)生的一些項(xiàng)目成本之外的支出，結(jié)合軟件現(xiàn)有的一些功能進(jìn)行靈活應(yīng)用。目前軟年銀行帳與財(cái)務(wù)的銀行帳已達(dá)到同步，各類(lèi)收支均來(lái)源于各類(lèi)承包合同、材料合同、分包合同、其它費(fèi)、工程借還款、員工借還款單據(jù)，帳目非常清晰。

        財(cái)務(wù)流水帳

        軟件銀行帳查詢

        7. 【員工管理】的應(yīng)用

        [員工工資表]：綜合辦負(fù)責(zé)將員工每月各種收入進(jìn)行錄入。

五、 使用金石工程項(xiàng)目管理軟件后的效果

        1. 材料管理

        我公司使用最為成熟的材料管理，目前軟件中材料入庫(kù)、領(lǐng)料、材料庫(kù)存、材料應(yīng)付款每月與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)完全一致。

        2. 分包管理

        現(xiàn)在通過(guò)軟件的應(yīng)用，能非常準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)分包費(fèi)用及應(yīng)付款情況。

        3. 項(xiàng)目成本管理

        項(xiàng)目成本統(tǒng)計(jì)工作相比以前有了質(zhì)的飛躍。下一步，我公司力求項(xiàng)目成本達(dá)到與財(cái)務(wù)成本完全統(tǒng)一。

        4. 辦公自動(dòng)化

        對(duì)于材料采購(gòu)計(jì)劃、加工計(jì)劃等可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上填報(bào)，無(wú)紙化辦公得到提高；公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)查閱數(shù)據(jù)、資料簡(jiǎn)單快捷，大大提高工作效率；各類(lèi)財(cái)務(wù)憑證采用多聯(lián)機(jī)打，規(guī)范性得到提高。

        5. 全面利用軟件進(jìn)行管理

        我公司現(xiàn)逐步利用金石軟件這個(gè)平臺(tái)應(yīng)用到本單位的各項(xiàng)管理工作。

六、 軟件總體評(píng)價(jià)

        1. 同類(lèi)軟件比較

        我公司對(duì)軟件的需求源于材料管理存在著很大的問(wèn)題，通過(guò)在網(wǎng)上尋找各類(lèi)管理軟件，有的軟件價(jià)格比較低但功能簡(jiǎn)單而且固定成型，想要改進(jìn)基本不可能；有的軟件功能看似很全但細(xì)致了解，實(shí)用性并不強(qiáng)，而且價(jià)格非常高，同樣還存在二次改進(jìn)問(wèn)題。最終通過(guò)操作性、適用性、性價(jià)比的對(duì)比后，選擇了金石管理軟件。

        2. 軟件二次改進(jìn)

        我公司是2009年開(kāi)始使用金石軟件，通過(guò)與軟件商不斷溝通交流，對(duì)軟件不斷進(jìn)行改進(jìn)，使我公司在金石管理軟件應(yīng)用上的廣度、深度也得到不斷地?cái)U(kuò)大、加強(qiáng)，從而使我公司的項(xiàng)目管理工作上了幾個(gè)臺(tái)階，并且我公司對(duì)該軟件的應(yīng)用不只是停留在項(xiàng)目管理上，正逐步應(yīng)用到本單位的各項(xiàng)管理工作中。

        3. 軟件應(yīng)用定位

        這幾年軟件商為滿足各類(lèi)客戶的需求而不斷進(jìn)行改進(jìn)，功能也超出了項(xiàng)目管理的范圍，我公司認(rèn)為金石軟件的定位不應(yīng)在項(xiàng)目管理層面上，應(yīng)上升到施工企業(yè)管理軟件層面上。

七、 軟件應(yīng)用體會(huì)

        雖然金石軟件是一個(gè)非常好的管理軟件，但是僅憑軟件好不能代表能夠應(yīng)用得好。項(xiàng)目管理本身是一個(gè)綜合性的工作，涉及現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理部、各職能部門(mén)協(xié)同工作，金石軟件作為一個(gè)項(xiàng)目管理軟件也同樣需要多部門(mén)共同來(lái)完成。要使用好這個(gè)軟件，得要“重量級(jí)”的領(lǐng)導(dǎo)親自抓，而且要深入不能浮在表面上，這樣才能調(diào)動(dòng)項(xiàng)目經(jīng)理部、各職能部門(mén)按照各自的管理職責(zé)在金石軟件中進(jìn)行分工協(xié)作，否則只會(huì)成為提高管理水平的一個(gè)“花架子”。